Spelregels voor werkorganisaties

Regelmatig wordt aan ons gevraagd om de spelregels rond het fenomeen ‘werkorganisaties’ nog eens toe te lichten. Blijkbaar bestaat hierover nog onduidelijkheid. De werkorganisatie is een begrip dat zijn oorsprong vindt in de SG-aanwijzing Uitvoering Reorganisaties Defensie (SG-aanwijzing A-983), kortweg het URD.

Wanneer besluitvorming over een mogelijke (re)organisatie nog niet aan de orde is, omdat de huidige bedrijfsvoering niet werkt of niet goed is ingericht, of simpelweg omdat er nog geen volledig beeld is van de nieuwe werkwijze van een (nieuwe) eenheid, dan heeft een Hoofd Diensteenheid (HDE) de mogelijkheid om te gaan ‘experimenteren’ door medewerkers tijdelijk andere werkzaamheden op te dragen. 

Onderdeel van studiefase
De definitie van een werkorganisatie conform URD luidt als volgt:Een werkorganisatie is een tijdelijke, informele organisatie, waar eventueel in andere structuur, werkzaamheden worden verricht die afwijken van de vigerende organisatietabellen.Waar het eigenlijk op neer komt, is dat een werkorganisatie conform het URD een onderdeel is van de studiefase, vooruitlopend op een reorganisatie van een eenheid.

Personeel wordt dus tijdelijk andere werkzaamheden opgedragen, in afwijking van wat formeel staat beschreven in de functiebeschrijvingen, welke in de bestaande (vigerende) organisatietabellen (functievergelijkingstabel) zijn opgenomen. Voorwaarde is wel dat het instellen van een werkorganisatie slechts bij uitzondering en op grond van zwaarwegende omstandigheden overwogen mag worden. Het is geen regel, maar echt een uitzondering! 

Let op: de werkorganisatie is dus géén instrument om vooruitlopend op een reorganisatie (of indien er inmiddels een concept Voorlopig Reorganisatie Plan ligt waar een MC al zijn goedkeuring aan heeft gegeven) de eenheid alvast als zodanig in te richten!Wat we ook steeds vaker zien gebeuren, is dat middels ‘mandateringen in Peoplesoft’ de nieuwe organisatie vooruitlopend al wordt ingeregeld. Zolang er nog geen DRP hieraan ten grondslag ligt is dit absoluut onjuist en onacceptabel. Medezeggenschapscommissies dienen hier dan ook geen medewerking aan te verlenen.

Maximaal 6 maanden
Voor het inrichten van een werkorganisatie is een aantal randvoorwaarden opgesteld:

 - Een werkorganisatie wordt in beginsel ingesteld voor maximaal 6 maanden;
 - De medezeggenschap heeft adviesrecht. Het HDE moet de medezeggenschap om advies vragen. Conform het Besluit Medezeggenschap Defensie betreft het hier een ‘Voorgenomen Maatregel, art 29 lid 1’, en dient er overeenstemming met de medezeggenschap worden bereikt (Overeenstemmingsvereiste, art 31);
 - Zowel het initiëren als het implementeren van een werkorganisatie kan uitsluitend worden gedaan onder verantwoordelijkheid van het HDE;
 - Er mogen geen onomkeerbare rechtspositionele beslissingen worden genomen;
 - Een werkorganisatie dient in overleg met een ‘O-verantwoordelijke’ te worden vastgelegd;
 - Er dient altijd een evaluatie plaats te vinden van de betreffende werkorganisatie;
 - Aan het einde van de periode van (in beginsel) 6 maanden is een evaluatie geen optie, maar een verplichting. Deze evaluatie kan leiden tot, in overleg met de medezeggenschap, het besluit om de werkorganisatie op te heffen of om die te formaliseren. Bij wijziging van 5 of meer functies moet dat gebeuren middels een reorganisatietraject conform de Regeling Overlegprocedures bij Reorganisaties (ROR).

Mocht u (bijvoorbeeld als medezeggenschapper) nog vragen hebben met betrekking tot werkorganisaties, neem dan contact met ons op. Daar zijn we voor.